Virtual reality inzetten tijdens een event

Er zijn veel evenementen met diverse onderwerpen en afwijkende doelgroepen. Een participant moet vooraf overtuigd worden het evenement te bezoeken, en tijdens het evenement moet er een presentatie neergezet worden die impact maakt op alle aanwezigen. Virtual reality inzetten tijdens een event kan de oplossing bieden, voor ieder onderwerp en iedere doelgroep. Wat er zoal mogelijk is kun je lezen op deze pagina, ook geven we een aantal praktische tips om virtual reality in te zetten tijdens een event.

Virtual reality schommelt op het randje van acceptatie door de massa. De meeste mensen hebben er wel van gehoord, maar hebben er persoonlijk nog geen ervaring mee. Daarmee biedt een VR event een unieke aantrekkingskracht, en heeft een virtual reality presentatie een impact die je met andere soorten media niet kunt bereiken. Op deze pagina leggen we uit wat de meerwaarde is van virtual reality evenementen én hoe je een VR event organiseert dat impact maakt.

Waarom virtual reality inzetten tijdens evenementen?

Ongeacht de aard van het evenement wil je de bezoekers of gasten een gedenkwaardig moment bieden, virtual reality is vernieuwend en trekt direct de aandacht. Daarnaast zul je de volledige aandacht van de aanwezigen hebben omdat ze tijdens het dragen van de VR bril zich compleet in de virtuele omgeving bevinden. Daarnaast is ook nog een impact na het VR event, door de ervaring te delen via social media en in gesprekken achteraf. Dit medium leent zich niet alleen voor commerciële toepassingen, door de emotionele impact die het kan veroorzaken is het ook zeer geschikt voor het overdragen van informatie of het opwekken van empathie voor een onderwerp.

Zo organiseer je een VR event in 5 stappen

  1. Bepaal een concept: Als eerste wordt bepaald welke boodschap centraal staat, vervolgens wordt bekeken hoe deze boodschap het beste kan worden overgedragen. Software en hardware is een middel om een doel te bereiken.
  2. Ontwikkel de content: Op basis van het concept en de uitwerking daarvan wordt de benodigde content ontwikkeld. Dit kan in de vorm zijn van een 360 video die op locatie wordt opgenomen of het ontwerpen van een 3D omgeving.
  3. Koppel de content aan de hardware: Tijdens de planning wordt al bepaald welke VR brillen het beste aansluiten op de presentatie en het aantal deelnemers. De content moet goed werken op de toegepaste hardware.
  4. Plan het VR event: Als de software en hardware voorhanden is zal de feitelijke presentatie tijdens het VR event gepland moeten worden. Denk aan de aanwezige faciliteiten op de locatie, de beschikbare ruimte, het kopen of huren van de hardware en het testen van de presentatie.
  5. Voer de presentatie uit: Wanneer er tientallen of zelfs honderden VR brillen worden ingezet mag er niets aan het toeval worden overgelaten. Tijdens dit soort evenementen zal er wellicht begeleiding nodig zijn inclusief technische medewerkers om alles in goede banen te leiden.

Mogelijke toepassingen tijdens een evenement

Virtuele locatie

Ruimte kan een probleem tijdens het organiseren van een evenement. Het kan te krap zijn, of de aankleding is niet optimaal. De virtuele ruimte is onbegrensd en kan op iedere gewenste wijze worden ingericht. Dit kan veel kosten besparen, daarnaast wordt ook veel tijd gewonnen die anders besteed zou worden aan het inrichten van het decor.

Virtueel theater

Een aantal stoelen en een beamer met scherm, die setup kennen we allemaal. Een virtueel theater is op iedere locatie mogelijk, en biedt de deelnemers meer vrijheid van beweging. Kijk rond in een virtueel IMAX theater voor maximale impact, ongeacht waar jouw virtual reality event wordt georganiseerd.

Simulatie

Bij virtual reality inzetten tijdens een event ben je niet beperkt tot de natuurwetten, met een simulatie kun je alles mogelijk maken. Laat iemand binnen op een klein stukje vloer bijvoorbeeld een virtuele hijskraan bedienen. Door het beeld uit de VR bril weer te geven op een extern scherm kunnen andere aanwezigen live meekijken voor een gemeenschappelijke ervaring.

Virtual reality inzetten event tips

Met deze 5 tips maak je van ieder VR evenement een groot succes:

  1. VR hardware huren in plaats van kopen laat je betaalbaar opschalen. Zeker voor eenmalige events is huren veel efficiënter wat betreft de kosten.
  2. Zorg voor voldoende begeleiding. Hoewel moderne VR brillen niet zo ingewikkeld zijn om te gebruiken zal niet iedereen er direct mee aan de slag kunnen gaan. Met begeleiding verloopt alles soepel.
  3. Virtual reality inzetten tijdens event mag zeker genoemd worden in de uitnodiging, deel achteraf een verslag van de presentatie voor een verhoogde zichtbaarheid van het evenement.
  4. Geef aan alle participanten een Cardboard VR houder mee met opdruk, denk aan het logo van het evenement of een merknaam. Dit is een aandenken dat echt bruikbaar is en gedeeld zal worden.
  5. Integreer virtual reality met een live presentatie voor een naadloze overgang van echt naar virtueel en weer terug. Een 360 video waarin varen op een speedboot te zien is in combinatie met een ventilator maakt al een enorm verschil.

Met virtual reality wordt het onmogelijke toch mogelijk, het zal dé blikvanger zijn van ieder event en hét gespreksonderwerp achteraf.