Een virtual reality event in 2020 organiseren?

Zo organiseer je een virtual reality event dat impact maakt

Het klinkt heel hip en trendy om een virtual reality event te organiseren, maar wanneer je niet op de juiste wijze te werk gaat kan het flink mislopen. Laat een goede indruk achter met deze zes adviezen voor een geslaagd virtual reality event.

1. Er moet een reden zijn om voor een virtual reality event te kiezen

Laten we om te beginnen stellen dat niet ieder onderwerp zich automatisch leent voor een virtual reality event. Soms kun je beter andere middelen inzetten. Uiteraard is er doorgaans wel een geschikte oplossing te bedenken die past bij het thema en het beoogde publiek. Wanneer je virtuele elementen wilt toevoegen aan een groter evenement zal dit logisch moeten passen. Wanneer het complete evenement wordt opgezet als VR event moet alles tot in de details kloppen. Ga uit van het onderwerp, en bepaal dan pas de vorm.

2. Kijk goed naar de doelgroep en het aantal bezoekers

Naast het onderwerp zul je ook rekening moeten houden met de doelgroep. Komen er vooral professionals met enige expertise, of zijn het juist mensen die weinig of niet met moderne elektronica werken? Je kunt niet zomaar een virtual reality event organiseren in de hoop dat iedereen deze technologie met open armen zal ontvangen. Met meer eenvoudige hardware en software die zoveel mogelijk geautomatiseerd wordt kun je de instapdrempel flink verlagen. Enkele doelgroepen die niet passen bij een VR evenement zijn:

  • Zeer jonge kinderen (vanaf 12 jaar wordt aanbevolen, voor korte presentaties kan het doorgaans jonger zijn).
  • Personen met een visuele beperking.
  • Personen met een specifieke motorische beperking.
  • Personen met evenwichtsproblemen.

Er zijn overigens voldoende mogelijkheden voor mensen met een beperking. Zo kunnen personen in een rolstoel ook gebruik maken van VR, mits er geen fysieke beweging in de ruimte noodzakelijk is. Er kunnen specifieke uitdagingen zijn zoals kleurenblindheid, waar tijdens de content productie rekening mee gehouden kan worden.

Het aantal bezoekers is ook van belang. Wanneer er een rij met honderd personen wacht op enkele minuten in VR haal je het tempo uit het virtual reality event. Overweeg dan een presentatie met meerdere gebruikers tegelijkertijd te vertonen. Zo kun je een 360 graden video aan honderden personen tegelijkertijd laten zien op basis van de juiste hardware en software. Houd ook rekening met eventuele uitval van apparatuur, is er een backup optie ter plekke?

3. Het gaat niet alleen om de virtuele ervaring

Bij het organiseren van een virtual reality event is het niet alleen van belang om de virtuele wereld prachtig in te richten, de omgeving moet ook matchen. Zo wordt de bezoeker in de ervaring geleid en zal deze bij het afzetten van de VR bril niet een ‘reality schok’ krijgen. Je kunt dit heel eenvoudig houden met bijvoorbeeld uniform kleurgebruik, met kostuums of complete decors die aansluiten bij het gekozen thema.

4. De hardware en software moeten werken

Dit advies lijkt voor zich te spreken, toch kan de apparatuur en content een bottleneck zijn tijdens een virtual reality event. Zorg dat VR hardware en software getest is onder de juiste condities, en dat er bij onverwachte gebeurtenissen snel voor een alternatief wordt gezorgd. Uiteindelijk werken we met complexe technologie die onvoorspelbaar kan zijn. Sommige aandachtspunten kunnen zelfs onzichtbaar zijn zoals het ontbreken van een wifi verbinding terwijl er een actieve internetverbinding vereist is. Zorg bijvoorbeeld dat content lokaal beschikbaar is en niet per definitie uit de cloud moet komen.

5. De content moet interessant zijn

De gimmick van een VR bril dragen is wel een beetje voorbij. Sommige gasten hebben thuis een Quest of Vive liggen, andere bezoekers hebben helemaal geen affiniteit met deze producten. In beide gevallen kun je de gunst van het publiek winnen door goede content te leveren. Die moet aansluiten op de belevingswereld van de gebruiker, en tegelijkertijd iets nieuws bieden. Maak alleen gebruik van interactiviteit wanneer dit noodzakelijk is, in veel gevallen zal een 360 video met alleen rondkijken al voldoende zijn. Er is reeds veel hoge kwaliteit content beschikbaar, uiteraard gaat er niets boven een maatwerk VR presentatie die niemand eerder heeft gezien. Daarbij moet de productiewaarde wel van een dusdanig hoog niveau zijn dat de presentatie de kijker weet te overtuigen.

6. Zorg voor voldoende ondersteuning ter plekke

Voor een aantal gebruikers zal VR apparatuur geen geheimen meer kennen er zullen ook gasten zijn tijdens het virtual reality event die niet weten hoe ze de headset moeten opzetten. Dan is het wel prettig om iemand ter plekke te hebben die bandjes kan verstellen, even de weg wijst met de knopjes en uit kan leggen wat er eigenlijk te zien is. Dit hoeft in de meeste gevallen niet eens een zeer technisch persoon te zijn, tenzij het een complexe installatie betreft met een zeer specifieke bediening. De ondersteuning kan ook wervend zijn, bijvoorbeeld wanneer het een commercieel virtual reality event betreft.

Een goed begin is het halve werk. Bespreek het project eerst met de experts voor je een VR evenement organiseert.